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何謂目視管理
所謂「目視管理」是利用視覺及相關輔助工具為方法,達到管理目的。也就是不論是誰,只要用眼睛看,立即知道是怎麼回事,應該怎麼辦,如何採取適當行動,使管理者或幹部能看到管理成果。
實施目視管理可達到以下預期成果:
1.傳達並徹底告知有關工作上的發展事態或事實。
2.激發員工興致,並促其採取積極參與經營的行動。
3.獲取員工共識,以相同想法與理念朝共同目標前進。
4.給予公司全員警告訊號,同時可防患於未然。
5.作為公司全員判斷的基準,並採取正確行動。
其實目視管理和我們日常生活息息相關,只要稍加注意,無論食、衣、住、行、育、樂各方面,不難發現到處都有目視管理的實例及應用。
人類大腦獲得的資訊,來自視覺方面高達八O%,因此以視覺作為溝通的方法及管道,更是具體、實際。
以圖表、圖畫、象徵等作為目視管理的輔助工具,可以輕易達到認知、警告、判斷、行動等功能;而負責訊息傳遞的人,將訊息轉化成圖表、照片、圖畫、標誌,再加上文字註解,便容易解說,使相關人等能容易明白所傳達的內容,達到資訊共有化、問題透明化,讓有關人員能夠下達正確判斷,採取有效行動,因此如何活用資訊,順利解決問題,是目視管理最重要關鍵。
目視管理防患於未然
目視管理的工具可以成為簡單的共同語言、行動準則,藉此增進人際間的溝通能力,即可減少口舌之爭,又可避免誤解,尤其目視管理能凸顯潛在問題,並採取必要手段及防患未然的措施。
因此目視管理的工具不只與日常生活息息相關,若應用在工作職場上的管理行為,將成為個人及公司寶貴的Know-How,使大家都能進行預知管理,使工作更有成就感。
目視管理的重要性如下:
一、提高企業形象:通常重要客戶在下訂單以前,必先派人到工廠參觀,在短短數小時時間,如何能看出該公司水準,又如何能確認該公司是否值得信任,當然有賴於參觀者功力,相對的,企業為了凸顯自己的產品在品質上不僅安定而且必能如期交貨,讓顧客安心,唯有依賴最有力的「目視管理」。
二、強化企業體質:舉世聞名的豐田生產方式,就是運用目視管理最佳範例。不論進行作業標準化、異常檢出、原因追究、改善活動,目視管理多項工具能使生產達到自動化境界,讓主管、幹部或作業員自動發現不好的地方,進而矯正異常,因此目視管理是重要的一項工具。
目視管理的成功六要素
一、鼓勵全員參加:員工自主性管理及經營是企業目標,因此企業全員參加相當重要。這是持續提高效果及不斷的進行改善的必要條件。
二、是否一目了然:為了進行管理,必須具有明確目的,甚至在決定管理人員、時間、方法、道具、場所、位置等,要有明確管理界限,並且在突發狀況處置對策時,必須培養具備能力的人才。
無需依賴管理者的感覺及經驗,即可以有效判斷狀況和進行處置,處置的人員發揮其智慧,不斷進行改善和維持良好狀況。
三、充分利用五官:目視管理可提高管理者感覺和經驗敏銳度,並有助於盡快掌握感覺和運用經驗,在使用眼睛看的同時,也用耳朵聽、用手或皮膚接觸、用鼻子聞以及用口嚐,充分地利用五官,為了充實和發展目視管理,有必要考慮多種組合方法,以提高有效性和經濟性。
四、使管理有效率化:事後追究的管理應盡量減少,為使管理實施有成效且使管理者產生優越感,就必須實施目視管理,而且目視管理具有促進自主管理的作用,並且能夠在發生問題時採取對策。
五、描繪理想的狀態:對於實施目視管理之理想工作場所,規劃者要蒐集企業外部或內部的資訊,一邊參考,一邊描繪自己理想中公司形象,而且朝此方向努力、維持形象和提高效率。
六、投入具體創意:目視管理不難做到,只要有智慧、學習、熱情以及不斷累積知識,且能掌握發展成果,就能擴增管理廣度和深度。無論在任一職場、任何人都應擁有管理自主性和自律性,並將此視為個人有效管理的挑戰課題。
目視管理的計劃
推動目視管理計劃步驟:
一、情報收集:為了推動目視管理,有必要收集其他公司的相關情報,先進企業的實例可以活用在公司內部的指導上,使公司實施狀況能夠依據收集資料進行診斷、進行教育、宣傳活動。
二、進行立案:導入方針應進行研討,取得領導階層認可,在描繪理想型態同時對自己公司的現狀實施診斷,確認計劃做出立案就可能塑造出自己公司的特色。
三、整備條件:若沒有足夠的經費和人才配置,無論何時計劃都無法實施,領導者應該堅持的是如何配置適當人才負責推動。
四、實施計劃:不管什麼項目、計劃必須具體化,為了達成目的和目標應將計劃制定更詳細,制定計劃完全就是研究對策,必須做到確實有效。
目視管理的實施
實施目視管理的方式如下:
一、強化默契實施:工廠管理應該由基層做起,當基礎穩固,領導者應該出示明確方針在全員理解、認可基礎上,集結全員力量,建立全員參予體制。
二、5S 運動推動:實施5S運動,必須明確責任分擔,具體實施,特別是遵守既定規則之修養是非常重要。
三、流程流向改善:進行流程系統再整備後,目視管理體制非常重要,因此必須擴大視野,井然有序整理系統。
四、放置場所規劃:應該一邊減少管理,一邊明確物品放置場所,盡量減少庫存,建立一體化生產體系。
五、突發狀況掌握:對突發狀況的定義和判斷基準,應該進一步明確化,管理方法應更加具體表現,使人一目了然,同時根據不同要素、不同功能明確化,並且在對突發狀況處理方法規則化、手冊化的同時,應進行異常處理訓練及努力培養人才。
六、管理看板的作成:各職場就預定、實績圖表、作業管理看板等應建立適宜管理體制。
七、創造氣氛的教育:創造整體氣氛非常重要,對於怎樣推動一目了然的管理,必須按功能設置不同的責任部門和責任者。一邊用具體教材進行教育,一邊實踐一目了然管理,總之,選定符合自己公司、自己職場的目標及目的相當重要,領導者不能決策錯誤,因為全員參與非常重要,必須有系統實施全員教育。
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