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企業經營管理－力行5S運動系列報導

5S，大家耳熟能詳，從5S的內涵來看，推行5S必須按部就班，才能獲得成效，5S的實施步驟為：按照順序耐心執行、整頓要比整理更深入一點、保持清潔狀態、看不看得見都需要注意、按照規定正確徹底實行。
一般人所謂的5S，是指整理、整頓、清掃、清潔、教養，其實這只是表面，真正瞭解5S的真諦，才可以算是真正知道什麼是5S。
現在就讓我們一步一步帶領各位進入5S的學習領域吧！

5S必勝關鍵－基礎篇│5S運動的目視管理－實施篇│5S運動－偶爾也讓工廠洗個澡

5S必勝關鍵－進行設備的健康管理│貫徹實施5S的方法－製作工作作業標準書

推行5S運動（六）－有效的使用檢核表│推行5S運動-辦公室5S

經營管理－5S系列報導一：推行5S必勝關鍵－基礎篇

起源於日本的5S運動，原本的目的是要讓工作場所的工具擺放有序、提升工作安全及效率，降低產品不良率。日本製造業因為推行成效良好，使得日本商品成為世界頂尖的代名詞，於是就有跨國大企業將5S推行到其他各地。

何謂5S運動

若以羅馬拚音書寫，它的每個字都是以「S」為首字，因此稱為5S。其字面意義為：
一、整理（Seili）：區分要與不要的東西，工作場所除了要的東西以外，一切都不可以放置。
二、整頓（Seiton）：任何人在想要什麼東西時，都可以隨時取到想要的東西。
三、清掃（Seisoa）：將看得到與看不到的工作場所清掃乾淨，保持整潔。
四、清潔（Seiketu）：貫徹整理、整頓、清掃的3S，而使同仁工作效率提升。
五、教養（Situke）：由內心發出養成遵守紀律，並且以正確的方法去做。

5S實施步驟

何謂5S運動，是將「整理、整頓、清掃、清潔、教養」等5S作為改善企業體質的手段，所以首先應該瞭解5S運動的目的、步驟、設定成果，就如同我們參加酒席，好吃的菜餚是一道道按照順序端上桌，讓參加的客人感覺相當順暢與協調，所以推行5S運動，必須按部就班實施，才能獲得最後成果，因此，瞭解內涵是一件非常重要的工作和課題。

5S運動的內涵如下：
一、整理：就是將工作場所混亂的狀態收拾成井然有序的樣子。
5S運動最終目的是改善企業的體質，企業整理就是改善體質的第一步，在工作程序中，首先要區分哪些是必要的，哪些是不必要的，拋棄不必要的，將必要的東西收拾的井然有序。
實行步驟要訣就是：一一地按照順序有耐心的執行。
（一）首先區分哪些是必要的東西，哪些是不必要的東西。
（二）接下來是拋棄不必要的東西。
（三）再下來是將必要的東西收拾的井然有序。

二、整頓：就是將散亂各處的東西依功能及用途歸類，並擺放整齊。
當各項物件擺放的位置明確、清楚，使用時可立即取得，歸位時容易回復原位，又方便檢查物品是否歸位。
目的是讓任何人在必要時，立即取得必要的東西，因此，在規劃時需從使用者的角度來考慮。
實行重點就是：整頓要比整理更深入一點。
（一）能迅速取出。
（二）能立即使用。
（三）能夠發揮節約的作用。

三、清掃：就是清除垃圾、污物、異物，把工作場所打掃的乾乾淨淨，使物件保持在隨時可用的狀態。雖然工作場所經過整理、整頓等二項程序，而且使用的物件位置都清楚標示，也能夠立即取得，但是這些物件、工具或是備用零件的狀態，都要保持在最佳使用狀態才行，這就是清掃目的。
實施要訣：不管看得見或看不見都需要注意。
（一）強調高品質、高附加價值的商品，其製造過程不容許有垃圾或污染，造成產品不良。
（二）機械設備要經由每天的擦拭保養，才能發現細微的異常。
（三）工作場所也因為巡迴檢查，而發現不安全的地方，減少公安事件發生。

四、清潔：就是保持工作場所沒有污物，非常乾淨的狀態。因此，如何貫徹實施整理、整頓、清掃是清潔最重要的課題，此外，還要保持此一良好習慣。如果不能貫徹實施，持之以恆，久而久之，公司的運作就會恢復以前的混亂狀態。
實行重點：一直保持清潔的狀態。
（一）一旦開始就不可中途放棄。
（二）為了打破公司僵化現象，必須貫徹到底。
（三）長時間累積不好工作習慣及不流暢的工作程序，要花更多時間來矯正。

五、教養：就是做好儀表和禮儀兩方面，養成大家嚴格遵守規定事項的習慣。要以整理、整頓、清掃、清潔4S為最後完成基本工作，並藉以養成良好習慣，也就是透過任何人都容易著手的4S來達成目標。實行重點：
（一）工作場所中規定的事項，大家都按照規定，正確且徹底地去實行。
（二）為了貫徹教養，所有規定都公佈在顯而易見的地方。

5S運動成效

實行5S運動的效果：

直接效果：

（一）縮短員工作業工時，提高生產率。

（二）減少機器故障率，提升設備使用壽命。

（三）降低費用支出，使企業資金可以靈活運用。

（四）減少搬運時間，使生產線流程更順利。

（五）縮短產品出庫時間，強化生產對應力。

間接效果：

（一）提高公司管理水準。

（二）提升全體員工參加改革的意識。

（三）成為工作場所改善的開始。

（四）員工對工作產生自尊的信念。

（五）提升公司的信譽，讓顧客刮目相看。

推動5S成功關鍵

推行5S運動成功的關鍵：

一、利用活動讓公司全體員工產生共識，達成全員經營的管理模式。

二、藉由上而下企業全員參與活動，使高階主管產生以身作則的負責任態度。

三、以品質來貫徹推行「顧客第一」的運動，因此要執著的、踏實、有恆。

以上介紹推行5S運動的基礎，訴諸文字容易，但執行仍須有恆心、耐心及毅力，畢竟「知易行難」。

（本文轉載自『人力發展-與訓練月刊』）ê回TOP

經營管理－5S系列報導二：推行5S運動的目視管理－實施篇

目視管理是利用視覺為方法，達到管理目的。亦即只要用眼睛看，立即知道如何採取適當行動，使管理者或幹部能看到管理成果。目視管理工具可以成為簡單的共同語言、行動準則，增進人際間的溝通能力，可減少口舌之爭，又可避免誤解，尤其目視管理能凸顯潛在問題，以利採取必要手段及防患未然的措施。

有關5S的管理上期已經介紹過，為了讓管理更有績效，本期進一步提出有關目視管理的方法，讓5S運動更加落實。

何謂目視管理

所謂「目視管理」是利用視覺及相關輔助工具為方法，達到管理目的。也就是不論是誰，只要用眼睛看，立即知道是怎麼回事，應該怎麼辦，如何採取適當行動，使管理者或幹部能看到管理成果。

實施目視管理可達到以下預期成果：

1.傳達並徹底告知有關工作上的發展事態或事實。

2.激發員工興致，並促其採取積極參與經營的行動。

3.獲取員工共識，以相同想法與理念朝共同目標前進。

4.給予公司全員警告訊號，同時可防患於未然。

5.作為公司全員判斷的基準，並採取正確行動。

其實目視管理和我們日常生活息息相關，只要稍加注意，無論食、衣、住、行、育、樂各方面，不難發現到處都有目視管理的實例及應用。

人類大腦獲得的資訊，來自視覺方面高達八O%，因此以視覺作為溝通的方法及管道，更是具體、實際。

以圖表、圖畫、象徵等作為目視管理的輔助工具，可以輕易達到認知、警告、判斷、行動等功能；而負責訊息傳遞的人，將訊息轉化成圖表、照片、圖畫、標誌，再加上文字註解，便容易解說，使相關人等能容易明白所傳達的內容，達到資訊共有化、問題透明化，讓有關人員能夠下達正確判斷，採取有效行動，因此如何活用資訊，順利解決問題，是目視管理最重要關鍵。

目視管理防患於未然

目視管理的工具可以成為簡單的共同語言、行動準則，藉此增進人際間的溝通能力，即可減少口舌之爭，又可避免誤解，尤其目視管理能凸顯潛在問題，並採取必要手段及防患未然的措施。

因此目視管理的工具不只與日常生活息息相關，若應用在工作職場上的管理行為，將成為個人及公司寶貴的Know-How，使大家都能進行預知管理，使工作更有成就感。

目視管理的重要性如下：

一、提高企業形象：通常重要客戶在下訂單以前，必先派人到工廠參觀，在短短數小時時間，如何能看出該公司水準，又如何能確認該公司是否值得信任，當然有賴於參觀者功力，相對的，企業為了凸顯自己的產品在品質上不僅安定而且必能如期交貨，讓顧客安心，唯有依賴最有力的「目視管理」。

二、強化企業體質：舉世聞名的豐田生產方式，就是運用目視管理最佳範例。不論進行作業標準化、異常檢出、原因追究、改善活動，目視管理多項工具能使生產達到自動化境界，讓主管、幹部或作業員自動發現不好的地方，進而矯正異常，因此目視管理是重要的一項工具。

目視管理的成功六要素

一、鼓勵全員參加：員工自主性管理及經營是企業目標，因此企業全員參加相當重要。這是持續提高效果及不斷的進行改善的必要條件。

二、是否一目了然：為了進行管理，必須具有明確目的，甚至在決定管理人員、時間、方法、道具、場所、位置等，要有明確管理界限，並且在突發狀況處置對策時，必須培養具備能力的人才。

無需依賴管理者的感覺及經驗，即可以有效判斷狀況和進行處置，處置的人員發揮其智慧，不斷進行改善和維持良好狀況。

三、充分利用五官：目視管理可提高管理者感覺和經驗敏銳度，並有助於盡快掌握感覺和運用經驗，在使用眼睛看的同時，也用耳朵聽、用手或皮膚接觸、用鼻子聞以及用口嚐，充分地利用五官，為了充實和發展目視管理，有必要考慮多種組合方法，以提高有效性和經濟性。

四、使管理有效率化：事後追究的管理應盡量減少，為使管理實施有成效且使管理者產生優越感，就必須實施目視管理，而且目視管理具有促進自主管理的作用，並且能夠在發生問題時採取對策。

五、描繪理想的狀態：對於實施目視管理之理想工作場所，規劃者要蒐集企業外部或內部的資訊，一邊參考，一邊描繪自己理想中公司形象，而且朝此方向努力、維持形象和提高效率。

六、投入具體創意：目視管理不難做到，只要有智慧、學習、熱情以及不斷累積知識，且能掌握發展成果，就能擴增管理廣度和深度。無論在任一職場、任何人都應擁有管理自主性和自律性，並將此視為個人有效管理的挑戰課題。

目視管理的計劃

推動目視管理計劃步驟：

一、情報收集：為了推動目視管理，有必要收集其他公司的相關情報，先進企業的實例可以活用在公司內部的指導上，使公司實施狀況能夠依據收集資料進行診斷、進行教育、宣傳活動。

二、進行立案：導入方針應進行研討，取得領導階層認可，在描繪理想型態同時對自己公司的現狀實施診斷，確認計劃做出立案就可能塑造出自己公司的特色。

三、整備條件：若沒有足夠的經費和人才配置，無論何時計劃都無法實施，領導者應該堅持的是如何配置適當人才負責推動。

四、實施計劃：不管什麼項目、計劃必須具體化，為了達成目的和目標應將計劃制定更詳細，制定計劃完全就是研究對策，必須做到確實有效。

目視管理的實施

實施目視管理的方式如下：

一、強化默契實施：工廠管理應該由基層做起，當基礎穩固，領導者應該出示明確方針在全員理解、認可基礎上，集結全員力量，建立全員參予體制。

二、5S 運動推動：實施5S運動，必須明確責任分擔，具體實施，特別是遵守既定規則之修養是非常重要。

三、流程流向改善：進行流程系統再整備後，目視管理體制非常重要，因此必須擴大視野，井然有序整理系統。

四、放置場所規劃：應該一邊減少管理，一邊明確物品放置場所，盡量減少庫存，建立一體化生產體系。

五、突發狀況掌握：對突發狀況的定義和判斷基準，應該進一步明確化，管理方法應更加具體表現，使人一目了然，同時根據不同要素、不同功能明確化，並且在對突發狀況處理方法規則化、手冊化的同時，應進行異常處理訓練及努力培養人才。

六、管理看板的作成：各職場就預定、實績圖表、作業管理看板等應建立適宜管理體制。

七、創造氣氛的教育：創造整體氣氛非常重要，對於怎樣推動一目了然的管理，必須按功能設置不同的責任部門和責任者。一邊用具體教材進行教育，一邊實踐一目了然管理，總之，選定符合自己公司、自己職場的目標及目的相當重要，領導者不能決策錯誤，因為全員參與非常重要，必須有系統實施全員教育。

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經營管理－5S系列報導三：推行5S運動－偶爾也讓工廠洗個澡

前面幾期電子報已經約略介紹5S運動的來源與運用目視進行5S管理，這次要說明推行5S運動對生產線上的好處，以及對品質提昇的助益。

在協助企業生產線上推行5S時，常遇到這樣的問題：為什麼工廠需要5S？

工廠實行5S運動的理由如下：

一、工廠生產線上要有高品質的產品出線，需要較嚴謹的組織及行事結構，鬆散的組織和行事規範，則需要強化。在鬆散的工作環境中，容易產生以下的觀念：

1.工廠什麼地方有什麼東西，我們靠感覺就可以知道啦！靠直覺行事。

2.出現不良品有什麼關係，只要努力生產就可以啦！不管產品的品管。

3.流了這多汗去搬運東西，效率應該很好啦！勞力不等於效率。

4.貨不足或設備故障而不能如期交貨也是沒有辦法的啦！沒有交期及設備維護的觀念

5.工作受點傷也是理所當然的，擦點紅藥水就好啦！沒有工安的觀念。

6.不管工廠多髒亂，我們的產品銷路還是很好的啦！沒有清潔的觀念

二、5S運動可以讓工廠洗澡。其實工廠和人一樣，生產過程中需要使用到水，在和空氣中的灰塵結合會形成。把工廠當成人來看，人每天都會洗澡，來清除身上的汙垢，5S運動就是清除工廠汙垢的方法，所以5S運動就是讓工廠來一次全身大清洗。

5S運動對工廠而言，可以將一片混亂的工廠，整理成有序、一目了然的工作空間，使工作空間安全、美觀。所以5S運動運動是使工廠合理化的特效藥。它可協助生產線上管理者，當少量多機種生產時要做到切換時間『0』，可以：

1)可以立即取出模具嗎？

2)有沒有遇到到處尋找治具、工具或刀具的情形？

3)有沒有以一小時為一個階段停十分鐘？

此外可幫助品質控管者提高產品的品質，達到零不良品的狀態。經過5S運動後的工廠是非常美觀的，在整齊清潔美觀的環境之中出現不良品是十分礙眼的，讓人覺得不協調，所以工廠實施5S是促使產品控管者確實掌握產品良莠。

對成本控管者來說，5S運動可以降低生產成本，原因如下：

1)工廠常保持清潔，會使工作效率大為增加。

2)把不要的東西清除掉，物料搬運會很順利。

3)清潔乾淨的設備不會故障，而且效率也會提升。

4)為了杜絕浪費5S活動是非常重要的工作。

　　當然徹底實行5S運動的最大成果是：產品準時交到客戶手上，沒有延誤交貨，同時工作空間、機械設備的管理得當，物品放置適中，這些都是實行5S運動可看得見的成果。5S運動的最終目標是要創造人性化、安全的工作環境，使在工廠工作的人、機械都可以充分得到維護與安全的照顧。

為什麼我們要把聽慣了的字眼『5S』，重新拿出來使用呢？其實5S運動不是口號，更不是貼在牆上美麗的海報，讓人賞心悅目而已，『5S』是要在現場實際操作，修改其中不合理的程序和流程，才能使5S發揮功效。實行5S運動理由還有以下：

一、要使效率提高先從『整理』開始，整理不是把東西排好或堆好即可，而是要把要與不要的東西分清楚，並把沒有用的東西丟掉。

二、免除尋找的浪費由『整頓』開始，記住整頓不是陳列，是要把有用的東西以最簡便的方式放好，讓大家都一目了然，在想要使用時可以隨時取得。

三、『清掃』是提高品質的基礎，養成到無汙垢的心態，無形中產品的品質就會提升。

四、安全的第一步就是『清潔』，維持整理、整頓、清掃的3S安全的取基本原則。

五、5S是以『教養』為始終，永遠保持自身之美就是教養，十分重要，一定要養成遵守即定事項或規定的習慣。

了解實行5S運動對工廠的益處之後，在進行目視管理時要善用顏色，其中紅色是很好運用的顏色，所以在進行目視管理時，建議推動『紅牌作戰』

一）何謂紅牌作戰？

所謂的紅牌作戰是使用紅色的牌子，貼於醒目的地方，使大家都能一目了然的知道工廠的缺點在那裡。不要把紅牌子貼在人的身上，因此貼紅牌子的『對象』是庫存、機器、設備、空間等，也就是紅牌的對象是物件、工作項目。

二）紅牌子的運用是很重要的。

要與不要是很明確的事，充份利用紅牌子來標示，讓重點問題得以凸顯出來，提供管理者改善對策的資訊。執行時以冷眼觀看事務，有懷疑的時候就貼上紅牌子，而且貼紅牌子時要像魔鬼一樣的嚴厲。

三）紅牌子使用的時機。

1.將紅牌子的庫存分為不良品、報廢品、呆滯品及盤點品

2.把未來不使用東西也貼上紅牌子。

3.將不用的設備、機器、治具、模具全部貼上紅牌子。

重點說明：

l 偶爾也讓工廠洗個澡，使工廠跟你一樣的標緻討人喜歡。

l 5S的意義需要不斷的去提醒，同時確實地去實施。

以目視來管理，切實的推動紅牌作戰使問題儘快解決。

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經營管理－5S系列報導四：推行5S運動－進行設備的健康管理

在上期提到5S運動可以為工廠「洗澡」，但是5S運動還可以為工廠設備進行檢查，本文就來提5S運動的檢查功效。

一、可以進行工作環境的體質改善
（一）以設備為目標的管理
一般所謂「TPM」，是以維護設備運作正常為目標的管理，也就是以設備為著眼點，進行工作環境體質改善的活動。但是活動的成果是所有人行動的結果，因此，首先必需改變「人」對「設備」或「工作環境」的心態。
所以第一步就是要「徹底實施5S」，透過全體員工一起行動，在工作當時、當場體驗出實施5S的心情，藉此改變設備的外貌，同時也改變對工作環境的心情和感覺，進而產生全體工作人員的團結意識。
因為全面進行品質改善，連帶使生產力產生極佳的成果，讓全體員工也都能感受到改善的喜悅。
（二）設備實行5S的重要性
工作現場是由作業人員和機器設備組合而成，作業人員是否珍惜愛護機器設備，並小心維護，只要從工廠的5S管理之實施狀況，就可以察知一二。
如果操作盤和計測器等污髒不潔、或是在機械加工裝配工廠，不管有多麼整齊的的看板管理，只要工作現場雜亂、自己使用的機械上沾滿了油污和灰塵，那麼這些設備都不能永遠保證產品的品質良好性。
因為不管設備或系統再好，操作它的還是「人」，因必須先從改變人的「行動品質」，才是最重要的課題。
5S管理看起來容易，真正實行起來卻十分困難，以過去的經驗來看，只要是能徹底實施5S管理的工廠，不管導入任何一種的管理模式，都能實施得十分順利，因為5S活動需要全體員工遵守整理、整頓、清掃的規定，而且每一個人都能「自主管理」，才能成功。
實施5S的改善方案有以下兩種：
˙其一是為實施改善案後問題即行解決型，例如某設備的開關再三不良，只要換一個新的開關，問題就立即解決。
˙為了提高某設備的效率，而由線上所有人員檢討、研究，而制定出來的作業標準、檢查標準等，如大家願意去做，就能做得很好，因此訂定一個做為PM（專案管理 Program Management）推進的5S基準，因而使現場管理水準提高。
（三）設備實行5S運動的目的與想法
在實行設備5S活動時，只要一不留心，就會容易成為一種觀念論，而不去實行，要記住：5S不是重結果的活動，而是強調使工作環境沒有廢品、設備十分清潔等，和「人」有關的行動，而且很難以分數或是等級來評量其效果的活動。
因為5S是改變人的思考與行動品質，再藉此改變設備及工廠管理水準的工作現場管理活動，因此在進行5S活動前，一定要全體單位的工作人員認真思考自己的工廠或自己的單位實施5S的意義、目標與目的。
二、再一次為各位讀者說明5S及其作法。
（一）整理：把堆積的圩垢一次清除的作業，是防止缺漏事件發生的最佳對策，因此，實施定期檢查設備而且透過全體員工的參與，對設備不合格的項目，和各個缺漏處進行總檢查。
（二）整頓：在工廠內最重要的整頓，就是要把工作通道線及區域線整齊的畫好，還有物品的放置，當然在規劃時，一定要考慮作業的方便與否，而且物品的放置是參考「目視管理」的想法，只要這點能做好，現場就能煥然一新。
（三）清掃：所謂清掃，是要把自己經常使用的設備或東西弄乾淨，沒有一絲汙垢，並經常保持這樣的狀態，也可以說清掃是一種檢查，因為骯髒、異物所引起的問題，跟一切的災害、不良與故障有關。
（四）清潔：使骯髒透明化的工作是十分必要的，如果從人再考慮到環境、公害等的問題，那麼油霧、粉塵、噪音、有毒物品等，與5S有關的問題，也必須慎重加以考慮。
（五）教養：在工廠的災害中，有許多是因為沒有載安全帽、穿安全鞋或者是工作人員的長髮、手套被捲入機器設備中不幸的工安事件，還有因為不遵守有關人活動的一些規定而產生的問題，仍是屢見不鮮，這就是要靠教導，使工作人員知道5S的重要以及安全性。
三、設備實行5S運動成功要素有三：
（一）創造一個有規律的工廠，經由5S活動，提高基本管理的水準。特別是5S必須改變人的行為素質，也就是全體員工遵守規定事項的水準，為了達到這個目的，全體人員一致行動的方法或為了使每一個人能為自己的行為負責，訓練方法就變得十分重要，而目視管理的實施與努力，更顯現其必要性。
（二）創造一個乾淨的工廠。就是將工廠的角落或設備的縫隙清理乾淨，特別是不常到達的工廠角落，或是使用率不高的機器設備，把汙垢、灰塵除去，使設備和工廠煥然一新，讓人有眼睛一亮的意識革命。
（三）創造能進行目視管理的工廠。藉著以眼睛去觀察，而能看出異常所在的努力，能幫助任何人進行他的工作，要大家都努力去避免發生錯誤，也就是5S的標準化。

※重點說明：5S不是全員參加，而是全員實行。

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經營管理－5S系列報導五：貫徹實施5S的方法－製作工作作業標準書

連續談到5S對工作場所現場管理的益處之後，接下來要提到貫徹實施5S的方法──製作工作作業標準書。
可能有讀者會問：「貫徹5S的管理方法不是目視管理？」目視管理是實施5S的手法之一，要讓5S在工作場所中徹底落實，作業流程標準化是最佳的方法，搭配作業標準書，5S的目視管理和基層主管的工作教導（TWI之JI）才會有遵循的依據。本篇文章要談的是作業標準書的正確作法。

作業標準書的製作目的

什麼是作業標準書？望文生義，就是工作作業流程標準程序，製作作業標準書的目的，有以下幾點：
一、將作業內容正確傳達給現場的作業人員。
運用照片、繪製流程圖或是製成品各階段的實物等為輔助，使任何人一看就能容易理解的原則，加上作業規範及注意事項，就成為作業標準書。
二、明確的表示作業方法，使作業能變成簡單化、標準化。
以製造業來說，能維持產品品質一致性，是最佳的節省之道，如果能夠使作業簡單化、標準化，就不會發生作業方法失當，造成品質偏差的情形。要消除偏差的情形，就是製作作業標準書。
在標準書中，包含作業項目、各項零件的規格值、作業重點、作業中應做與不應做的事項等，都要撰寫清楚。
三、工作職務內容交接最佳的工作移交說明書。
在工作線上，每一時期均會進行作業人員的調整變動，在適應新工作方式前，產質和產量都會受到影響，為了降低生產線異動的影響，作業標準書就可以讓新手順利上線。所以在撰寫作業標準書時，就要掌握到明白、易懂的原則。
四、現場指導員、監督人員容易進行工作確認管理。
工作作業標準書還可以幫助現場人員進行管理，因為一切的行為都標準化，在進行現場管理時，就能依標準書的內容，進行即時糾正及教導，即使是非現場人員，也可以一眼看出作業的疏失。
五、作業改善與製造新技巧的記錄。
作業標準書不會一成不變，有新的技術產生以及工作方式改善，都要不斷改寫作業標準書，所以要詳細記載作業改善的過程，做為研發新技術的基礎。亦即完整的作業標準書是要依據製造規格書製作，而且可以讓所有人員累積工作技術經驗及增進技巧為目的。

作業標準書的製作條件

製作一本完整的作業標準書，必須有以下條件：
一、與製造規格書內容沒有差異。
「製造規格書」是作業標準書的基礎，所以內容上要和製作規格書保持一致性。
二、作業人員容易理解，且不容易出錯。製作時掌握以下原則：
（一）減少文字敘述，以圖表或作業流程圖方式來表示。可以讓作業者、監督者一目了然。
（二）整理重點。將對要遵守的作業及項目，以條列式整理，項目以二～六項為原則，方便作業員及管理者。如果指導內容較多，則在標準書的背面一一列出，不可以有遺漏的情形發生。
（三）一個機種、一個作業員的工作，以一張作業標準書為原則。如果能一個機種、一個動作，製作一張作業標準書最好。
（四）以圖示或是實物方式表現重點最好。
（五）作業條件及數字，以不同字體大小、顏色標示。
（六）詞句以實際作業者理解為最佳。
三、使作業標準書的內容成為新技巧的基礎。要將每一次所發生的不良內容或不注意導致失敗的「實例」，記載於標準書的背面，日後在修正改良時，可以做為參考的依據。
四、要因應實際需求而加以修改訂正。
雖然標準作業書已經將各種工作步驟說明清楚，但是在實際操作過程中，發現到更容易做、更能提高工作效率的方法時，要即時修正。
另外，基本的「製造規格書」改變時，作業標準書也要立刻隨之改變，還要記載變更的過程。

作業標準書的書寫原則

製作作業標準書說起來容易，在書寫過程中有以下的原則要注意：
一、分門別類。分類的原則是依工作機種、每一工作站、職場類別、工作單位、工作時程等原則分類，如此在教導及彙整時，才不致弄混亂。
二、再三確認。在製作時一定要將正確的作業流程書寫清楚，不可遺漏任何一個步驟，此外，還要請廠長及製造負責人同步進行確認，在沒有確認前，不算製作完成。
三、製作順序。首先要仔細研讀「製造規格書」，根據規格書的製作作業標準書，然後製作者要自己親作一遍，才能掌握住重點所在，也能考量到實際作業時發生的狀況。
當然在製作作業標準書時，是否可以埋碩苦幹，相關連的情報資料也要隨時掌握。特別是過去的品管記錄、經驗等特別事項，都要放在工作作業標準書當中。
此外，作業標準書是要由技術（研發）單位向製造單位指示製造方法。
一本好的作業標準書不是放在書架上，是要放在工作站旁隨時進行確認，所以適當的擺放位置是在操作隨手可取得的地方。
作業標準書的用途，是要提醒操作者正確的作業方式，所以當作業過程中有問題時，要隨時翻閱，進行確認作業書的內容。
作業標準書的也是工作教導上很好教材，在進行新進員工職前訓練以及工作更換時，要善加利用作業標準書。

作業標準書的製作步驟

最後，將作業標準書製作步驟整理如下：
一、收集關連標準、規格書之資料。收集有關的標準、規格書，如製品規格書、製造標準書、製造工程圖、檢查標準。
二、依據標準、規格書實施工作教導。依據製造工程圖分配作業人員，再依製造標準書，檢查標準進行分配作業。
三、製作單位檢討。作業標準書由製作單位自行決定，原則上一位作業者一張。如果能一個作業一張，可以更靈活的調度運用。
四、作業標準書的製作。作業標準書的製作必須遵照標準、規格等，所列之必須遵守的條件加以明確製作。
五、確認、制定。作業標準書的內容，要由製造負責人確認並制定。
六、教育作業人員。由基層幹部運用標準書來教育作業人員，可以使他們明確記住作業程序和主要重點，能確保品質的安定，降低發生不良品的機率。
七、作業標準書的管理。要讓作業標準書放在隨手拿得到的地方，可以加以運用，並定期進行確認改善內容是否完整記載。
八、把握問題點。把握設計的變更、操作的變更、品質改善對策等，作為作業標準書修改時檢討性的要點。此外，在修改記錄上標示△符號，以做為修改時的參考。

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經營管理－5S系列報導六：有效的使用檢核表

連續幾期都在談推行5S運動的手法、管理方式、對工作現場的助益等，上一期則談到和5S有些關連性的「作業標準書」，這期則要談到推行5S運動中的文件──檢核表。
就企業而言，「目視管理與5S運動」可以說是現場產量、品質、成本、交期、安全、士氣六大活動的二大支柱，是所有一切管理、改善活動的基礎，倘若未徹底實施「目視管理與5S運動」，那麼現場的所有管理行為將難以落實，且不易看到成效。
要落實管理行為及突顯成效，5S檢核表是一項重要的工具。5S檢核表因為企業所屬的產／行業別、規模、生產形態不同而不一樣，在同一家企業內也有依職位、工作內容製作的檢核表。

檢核表有什麼功用及注意事項？

一、檢核表是5S運動執行進度的標準。檢核表可作為查核5S運動中各項工作的執行進度，還可當作採取改善方案的參考資料。也就是說，如果發現職場在推行5S運動一段時間後，工作績效並沒有顯著提升，可以使用檢核表檢查是否未執行的工作項目，或是省略執行步驟，來做為改善對策的參考依據。
二、檢核表不只是登錄分數，具體的改善事項也要詳細記載。如果檢核表上只有表現的評比結果數字，是看不出工作中那裏需要改善、改善的具體事項、改善過程，所以檢核表中改善事項也是重點之一，以便作為改善前後的評比依據。如果需要較長的改善時間及較多改善項目，要依據檢核表規劃改善的計畫及時程表。
三、檢核表使用的時機是在推行5S運動告一段落後才能實施。如此才能瞭解推行5S運動的成果，也會對5S運動產生信心；如果檢核成效沒有達到預期效果，檢核表可以看出需要加強教育的地方。
四、檢核表也可以做為互相檢核的工具。無論是那一種檢核行動，都要從本身工作單位開始，大家一起改善，可以看出改善事項明確化。也可以做為和其他單位檢核的比較表，檢核過程看到別人創意，可以做自己工作單位改善的範本。
五、定期更新檢核表的項目。檢核表上的項目要隨著5S運動執行過程、工作單位現況等而改變，不可以同一套用到底，否則看不到需要改善的項目變動的歷程。

目視檢核──定點攝影

推行5S運動時，有運用到目視管理，相同地，在執行5S檢核過程，也可以運用目視管理，那就是定點攝影。
定點攝影是和檢核表一同使用，使用的時機是當工作單位執行過檢核後，為做為日後改善的依據，就可以進行定點攝影。
所謂的定點攝影，是將自己工作現場中，生產流程工作站、工作設備、工作內容、工作方式等，不想讓別人知道的缺點進行拍攝，可以做為展示和自我檢討的題材。
在進行定點攝影時，要對同一地點、同一位置、同一高度、同一方向，對同一物體或工作站進行連續性攝影。由於所有需要改善的項目及工作站，都拍照且張貼在顯眼的位置，會讓員工產生想要改善的意願，經過改善成果再拍照，可以比較改善前和改善後的差異。
檢核表可以落實5S運動，要彰顯檢核的效果，可以每月在工作現場實行的「現場日」活動。
企業為了要建立一個明朗而有秩序的職場，可以藉由實施「現場日」活動，進行工作現場的巡迴檢查，在活動中能夠深入各個工作現場，並瞭解工作現場的問題點，採取適當的因應對策。
執行「現場日」活動，首先要在企業組成5S巡迴檢查委員會，企業各部門最高主管是委員會的成員，委員會組成後，要制定一套完整的計畫書及相關表格。
委員會規定每個月其中一天是「現場日」，當天是5S、安全衛生巡迴檢查日，因此「現場日」當天，全公司上下都要放下手邊工作，配合活動進行。在巡迴結束後，立即召開委員會檢討會議，會議的內容和改善項目都要製作成記錄。
「現場日」活動要配合執行定點攝影，在檢討會議中，根據照片製作改善對策表，並訂定改善期限。「現場日」活動進行時，必須對前一個月的問題點進行確認動作，確認已完成改善對策。

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經營管理－5S系列報導七：辦公室5S

「推行5S運動」的系列文章，在刊出之後，有讀者詢問：辦公室可以推行5S運動嗎？答案是：可以。因此本篇以「推行辦公室5S」為主題，說明辦公室推行5S運動的方法。

辦公室為什麼也要推行5S運動？

不論是那一行業，辦公室是公司行政作業最繁瑣的地方，辦公室部門的任務有以下兩項：
一、是生產工程的前期任務，包括設計、生產準備及材料調配等；
二、是作為支援製造的任務，包括確保必要人員的教育、訓練，以及構築快捷的資訊體系。基於以上兩項任務，辦公室是有必要推行5S運動。

除上述任務外，辦公室推行5S的必要性，還有以下三個原因：
一、大多數的企業都會產生文件、單據過多，而造成文件、單據過多的原因，有鼓勵使用書面聯絡、書面報告和書面指示，同時多數文件不丟棄，答覆其他部門的文件都整理成資料等原因。
二、必要的文件、單據卻沒有，公司外部、其他部門轉過來的文件不及時答覆，而且下次製作同類的文件、資料時，又必須從頭開始製作，尋找資料和文件很費時間，不知道自己部門有些什麼文件和單據。
三、在辦公室部門中，還經常見到一些以上所述現場相反的現象，他們會使辦公室的同仁工作效率出現降低的傾向，在辦公室的從業員多數學歷較高，但卻經常聽到有人對他們的工作提出「辦事延誤」、「錯誤率高」、「工作作得不好」、「服務性不好」等批評。綜合結論上述三個原因，在辦公室推行5S是有其必要性。

辦公室推行5S運動的目的，有以下四點：
一、減少文件夾、文件和單據的數量；
二、公司外部、其他部門的文件儘早做答送出；
三、擴大辦公室的使用空間；
四、減少遺漏或送出的失誤。

接下來，簡略說明辦公室文件如何處理：

一、建立文件管理的流程。
（一）從前文件和單據由各個從業人員保管，沒有一定的保管基準。因此，需先制定文件及單據管理流程是：保管→保存→廢棄。
（二）所謂的保管，就是將文件裝在文件夾裡，在工作職場的保管庫裡放置一定期間，超過一定期間後，就做廢棄物處置或移往其他倉庫保存。
（三）所謂的保存，就是在倉庫裡永久放置或放置一定期間，除永久保存的文件外，其餘文件經過一定期間後，就當做廢棄物處置。

二、一個部門一套文件之規定。
各個從業員根據自己的需要進行保管，出現同一部門的同一份文件和單據，在多個從業員處保管的現象發生，所以為了不增加不必要的文件，決定「一個部門一套文件」的制度，由從業人員個人保管的文件，全部集中到一個地方，可以做到「資訊共用化」。

三、拆掉辦公桌側面的抽屜。
（一）實施一個部門一套文件的制度以後，資訊變成共用化，文件已經集中管理，因此不需要有太多的抽屜，且需經常發現側面的抽屜放置得亂七八糟的東西，所以可以建議辦公桌側面的抽屜拆掉，但切記要拆掉側面抽屜時，要先告知從業人員拆掉的原因。
（二）拆掉辦公桌側面抽屜的目的。
‧拆掉辦公桌側面抽屜以後，可以有效的利用有限的空間。
‧拆掉辦公桌側面抽屜以後，真正實施文件共用化。

四、改變文件的保管方式。
（一）從前文件都放在文件櫃裡保管，經過一段期間沒有整理處置，等到發現文件櫃不夠用時，又再購買文件櫃的作法，一定要有所改變。
（二）文件的保管要採用以下兩種方式：
‧公開文件管理體系：採用文件共用化，所以文件櫃長期呈現開放式的狀態，什麼文件在什麼地方可以一目了然。
‧非公開文件之體系：非公開文件管理體系主要是針對會計、人事等機密性文件，置於不能隨便取閱的文件櫃裡保管。

五、文件夾的整理方法。
（一）對於文件夾的管理方法，可以規定基準來分類管理。建議採行的分類方式：
‧按客戶分類。
‧按形式分類。
‧按一般文件分類。
‧按主題分類。
‧按標題分類。
（二）文件夾之管理應該以顏色來分類管理。建議採行的分類方式：
‧藍色：管理類。
‧綠色：製造、其他類。
‧黃色：藍圖類。
‧紅色：標準、規格類。

推動辦公室的5S運動：

在先前的文章提到：5S是改善工作環境的基本作法，在辦公室推行5S運動，也可以改善辦公室的工作環境。辦公室工作主要目的，是使公司的利益得以清楚明白及對現場的服務，因此，只要按照事務處理要領及規定手冊處理，行政效率自然會提高。
推動辦公室的5S運動，有以下建議事項：
一、平常就要注意自己的桌子或櫃子的清潔。
二、將用具貼上標籤，知道它放了什麼東西。
三、依使用頻率將資料、文件放入容易取用的地方。
四、將文件檔案加以整理，貼上標籤以便能在需要時立即取用。
五、下班時將文件、物品收好歸位，就不會有雜亂現象。

做到了「清掃、清潔、整理、整頓」等4S，最重要的第5S－「教養」，也不可忽略。在辦公室內教養方式，與辦公室部門主管和部屬之間相處及工作交待有相關連性。
一、首先被傳喚時，先回應一聲「是」，然後略微整理一下儀容，拿起紙筆向傳喚的方向去報到。
二、要把聽到東西記下來，而且要儘量詳細，如果只記下重點，以後辦起事情來可能在某些地方會有所出入，因此儘可能全部記下來，有疑問也要立刻提出詢問。
三、認為有必要陳述自己的意見時，在指示結束後，仔細判斷再說。
四、確定在何時完成，然後退出開始執行交辦事項。

5S運動說起來簡單，執行時不會花很多時間，只要在日常管理之中做到就可以了，在推行時要依步驟順序實行，配合目視管理、標準作業流程、作業標準書、檢核表、查核行動等配合實行，相信5S就可以在工作場所中落實，推行其他的管理行為時，更能得心應手。
~~「推行5S運動」系列結束~~

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